Escribe: Silvina Urbani | Coach Profesional – Abogada – Mediadora.

Si hablamos de reuniones laborales, “la calidad es más importante que la cantidad”.

A todos nos agotan las reuniones improductivas, donde todos hablan al mismo tiempo, nadie registra nada, no se toman las decisiones que se necesitan y duran una eternidad…

Cuando termina la reunión, estás exhausto, de muy mal humor y emocionalmente agotado. ¿Te suena familiar esta situación? Si es así, no sos el único.

¿Realmente hace falta una reunión?

En la mayoría de las empresas, se pierden muchas horas útiles en reuniones improductivas e innecesarias, por no gestionarlas adecuadamente, y esto implica una gran pérdida de tiempo y dinero.

Si aprendemos a organizar reuniones que sean más eficientes, donde aprovechemos mejor el tiempo y se tomen más decisiones, la organización se vuelve más productiva y es un ganar-ganar para todos.

¿Qué necesitamos hacer para lograr reuniones efectivas?

Necesitamos ser conscientes que hay una serie de medidas que se toman antes, durante y después de la reunión para que todo se desarrolle a la perfección, te comparto algunos ejemplos:  

• Antes de la reunión: definir el propósito de la reunión, quienes deben asistir, elaboración de la agenda, asignación de roles para cada participante, enviar recordatorio de la reunión, comunicar la agenda de la misma, establecer límite de duración. 
• Durante la reunión: puntualidad en la asistencia, designar a un moderador, establecer reglas claras sobre el uso del tiempo para que todos tengan un espacio para expresarse, respetar estos tiempos, respetar los roles, tomar al menos una decisión por tema tratado, dejar registro de los asistentes, temas conversados, compromisos asumidos, asignación de tareas y pedidos. 
• Después de la reunión: hacer el seguimiento correspondiente a los compromisos asumidos, comunicar el cumplimiento de los pedidos efectuados, compartir el registro de la reunión con los participantes y los que deberían haber participado y por alguna razón no lo hicieron. De esta manera todos estarán informados de las tareas asignadas, de las decisiones y los avances en cada tema.

También es importante para aquellos equipos que realizan reuniones de manera regular, dejarlas establecidas en un cronograma, para que cada persona que tiene que asistir lo sepa de antemano, y se pueda evitar así, la superposición de compromisos, lo que nos garantiza la asistencia y la eliminación de las excusas.

¿Cómo mantener a las personas enfocadas durante la reunión?

Estos tips permiten enfocar las reuniones:

• Proponer reuniones breves: tiempo máximo 60 minutos.
• Clarificar el propósito de la reunión y la agenda antes de comenzar, comunicándolo con anticipación.
• Mantenernos firmes con la agenda planteada y evitar irse por las ramas, acordando de antemano la manera en que nos llamaremos la atención cuando esto ocurra.
• Limitar el uso del tiempo para cada participante por tema.
• Hacer que todos participen, evitando que alguno monopolice la palabra.
• Establecer roles para cada participante: moderador, registrador, catalizador de decisiones, optimizador del tiempo, observador, colaborador.
• Evitar sobrecargar la agenda con temas innecesarios: máximo 3 temas importantes.
• Hacer que participen solo las personas involucradas en el tema a tratar.
• Acordar el no uso del teléfono mientras la reunión dure.
• Proponer dinámicas ágiles y entretenidas para la exposición de ideas y la toma de decisiones.
• Asignar tareas para realizar durante el periodo de tiempo que se da entre reuniones.
• Comprometerse a asistir a la siguiente reunión con la información necesaria recopilada y la tarea asignada realizada, para garantizar el avance.

Las reuniones no tienen por qué ser una pérdida de tiempo. Si las diseñamos de manera práctica y ejercitamos de manera consciente el orden planificado: una sola reunión productiva siempre es mejor que muchas reuniones que no lo son, el tiempo es valioso para TODOS.

Escribe: Silvina Urbani | Coach Profesional – Abogada – Mediadora.