Escribe: Alfredo Koncurat | Titular de EKO Consultora – Experto Pyme.

Un buen manejo de las finanzas determinará el éxito o fracaso de cualquier negocio. Administrar bien el dinero es crucial para evitar caer en las duras estadísticas: el 50% de los nuevos emprendimientos desaparece en los 3 o 4 primeros años de vida.

Consejos básicos

1- Llevar bien los números:

Tener los números claros es fundamental, ¡pero no en tu cabeza!

En un principio incipiente se puede llevar en un Excel, una herramienta extraordinaria pero poco eficaz si tu negocio empieza a crecer.

Si la empresa empieza a tomar forma debes llevarlos en un sistema. Un sistema de gestión te permitirá registrar de forma consistente las operaciones básicas de tu negocio como ventas-compras y cobros–pagos. A partir de allí, podemos empezar a medir y analizar datos con el fin de poder controlar y poder tomar buenas decisiones.

¿Por qué te sugerimos que lo hagas en un sistema y no en Excel? Porque los sistemas de gestión están diseñados para respetar normas básicas de control interno: impiden duplicaciones y aparte nos generan documentación de respaldo para control.

2- No mezcles las finanzas:

Obvio es un consejo muy conocido, pero muchos emprendedores caen en este error. Preocúpate en separar las finanzas personales de las cuentas del negocio. El negocio debe poder ser analizado con un ente independiente, y más en el caso de que existieran varios socios.

3- Entiende el giro de caja:

Es muy importante que sepas cómo se comporta la caja de tu empresa en todas las épocas del año. Por ejemplo, una heladería tendrá un considerable aumento de ingresos en verano. Esto significa que debes planificar inversiones o créditos según el giro de caja.

Planificar para crecer

Cuando una empresa empieza a crecer se complejizan sus actividades, crece el universo de actores con los que interactúa y una gestión administrativa eficiente de la empresa pasa a ser crucial para sustentar un crecimiento sólido.

Cuando los cobros y los pagos se multiplican es crítico contemplar de forma prolija los flujos de ingresos y egresos monetarios, esto le permitirá previsiones futuras y poder tomar acertadas decisiones, es decir: con una buena herramienta financiera su empresa puede prever y proyectar, y terminar poniendo energía en otras prioridades para conseguir mejores resultados.

Proyectar un flujo de fondos es prever cobros y pagos a lo largo del tiempo, es despejar incertidumbre y anticiparse a baches o sobras de dinero que voy a necesitar o me va a sobrar.

El flujo de fondos proyectados es una excelente herramienta de gestión, y aunque parece complejo se puede armar algo sencillo y básico de gran utilidad.

Lo primero para armar el flujo de fondos correcto es tener en cuenta las características de la empresa y el tipo de análisis que requerimos. Con el formato que desees, lo importante es que se incluyan ingresos y egresos que se esperan obtener en un espacio temporal, es decir: línea de tiempo la cual voy a proyectar.

De esta forma puedo clasificar:

•Corto plazo: el análisis se centra en el día a día, por lo general se proyecta por un mes. Este enfoque se centra en lo urgente, que no se nos escape nada y podamos tener contemplados todas nuestras obligaciones para gestionar correctamente nuestros cobros.

•Mediano plazo: en este caso contemplaremos ingresos y salidas de dinero por semana o por mes y pueden estar proyectados a 3, 6 o 12 meses.

•Largo plazo: el flujo de fondos debe analizar ingresos y salidas monetarias por mes a 3 o 5 años usualmente. Este análisis de largo plazo me sirve para proyectar la empresa. Por supuesto, -y más en Argentina- la proyección seguro tendrá un margen de error y debe ser corregida contantemente, pero es de gran utilidad para planificar estratégicamente a la empresa.

Una vez introducidas las previsiones de cobro y las obligaciones reales y proyectadas de pago, tendré el flujo de fondos proyectado que, primordialmente, permitirá conocer en forma rápida la liquidez de la empresa (cuánto y cuándo nos falta para acudir a pedir prestado o cuánto y cuándo nos sobra para invertir).