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miércoles 30, noviembre 2022
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¿Cómo optimizar procesos con Flujogramas?

Debido a su gran utilidad para aumentar la eficiencia en la operatividad de los procesos, hoy se utiliza en diferentes áreas de las empresas.

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Escribe: Alfredo Koncurat | Titular de EKO Consultora – Experto Pyme.

Un diagrama de flujo de proceso es una representación gráfica que muestra relaciones de una serie de actividades y acciones involucradas en un procedimiento determinado.

Debido a su gran utilidad para aumentar la eficiencia en la operatividad de los procesos, hoy en día se utiliza en diferentes áreas de las empresas.

Visualmente, se puede apreciar la relación secuencial de estas actividades y acciones por medio de rectángulos, rombos, círculos, flechas, prismas circulares, entre otros símbolos.

Este tipo de gráfico también es conocido como flujograma, originalmente fue creado para la representación de procesos industriales y de maquinarias con el fin de optimizar el trabajo.

Esta herramienta ha sido adoptada para el comercio, las comunicaciones, la administración y todo aquello que conlleve un proceso repetitivo que necesite obtener mejores resultados. 

¿Para qué sirve?

El objetivo principal de un flujograma es representar un proceso de forma visual para que su comprensión sea más sencilla y rápida.

Con un diagrama de flujo de proceso es más fácil estudiar y observar el proceso para optimizarlo: se puede identificar puntos de mejora de forma más fácil, detectar pasos innecesarios y bucles repetitivos con el fin de eliminar todo tipo de ineficiencias que entorpezcan los resultados buscados.

Una vez completado el diagrama de flujo de proceso resulta más sencillo asignar roles y responsabilidades de los colaboradores en cada una de las etapas (ayuda a determinar el alcance de los puestos de trabajo).

Por lo mismo, resulta una herramienta muy buena para capacitar y explicarles a nuevos trabajadores qué se espera de ellos, cuando deben actuar y, por supuesto, cómo funciona la empresa.

Hacer un Flujograma paso a paso 

1. Definir el proceso a representar

2. Localizar las etapas más relevantes

3. Traza el diagrama

4. Analiza y revisa si el mismo se ajusta a la realidad

5. Asigna roles en cada etapa

1. Define el proceso a representar

El primer paso es detectar el proceso que quieres analizar, a fin de lograr una optimización en esa etapa operativa. En ocasiones, un proceso está muy relacionado con otro y se pueden confundir los límites entre uno y otro, para ello es importante fijar dónde empiezan y dónde terminan cada uno. 

2. Localiza las etapas más relevantes

Aquí es fundamental determinar el número de las etapas que van a considerarse para crear el diagrama de flujo de proceso.

Hay que buscar un equilibrio: si es muy detallado puede estar cargado de información y puede resultar confuso. Si es muy escueto, lo más probable es que obviemos algunos pasos esenciales para lograr el objetivo de explicar correctamente el proceso.

3. Traza el Flujograma

Una vez consideradas las etapas claves del proceso que has decidido representar por su relevancia, haz un borrador del diagrama de flujo de proceso, para ello emplea los símbolos que generalmente se utilizan en este tipo de formato:

-Óvalo: se usa para indicar el inicio y el final del diagrama de flujo de proceso.

-Rectángulo: indica una acción o tarea de una etapa del proceso.

-Rombo: explica que en este punto hay una toma de decisión por parte del operador. Sirve para marcar una división, una decisión positiva (sí) o negativa (no) de una etapa, la cual cambiará la dirección de las siguientes etapas.

-Flechas: son las encargadas de marcar la dirección y la secuencia de los pasos, vinculan cada uno de los elementos del flujograma.

-Triángulo invertido: indica cuándo se ha archivado un documento o realizado un expediente.

Veamos en el siguiente ejemplo las etapas del diagrama de flujo de proceso:

Se usan los óvalos para indicar el inicio y fin, los rectángulos para las acciones de cada etapa, el rombo para las bifurcaciones (toma de decisiones), y por supuesto las flechas que marcan el rumbo.  

4. Analiza y revisa si el mismo se ajusta a la realidad

Aunque los directivos sean quienes regularmente se hacen cargo de esta tarea, resulta fundamental trabajar con los colaboradores, pedir su participación y opinión es clave para hacerlos participes, aparte son ellos los que pueden brindar la información más valiosa en base a su experiencia.

Sin duda, es mejor elaborar un diagrama de flujo de proceso en equipo que de manera individual.

5. Asigna roles en cada etapa

Ya corregido el diagrama de flujo de proceso es momento de darle formato para concluirlo y presentarlo a los individuos que tienen participación en el mismo, en especial al área que se hace cargo de ese proceso para que sepa qué acciones tomar en cada una de las etapas.

Con el flujograma en la mano es más fácil delegar las tareas que deben desempeñar las personas involucradas. El objetivo final estará sin dudas más cerca: mejorar los resultados optimizando los procesos, es decir: aumentar la competitividad operativa de tu empresa.

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