¿Cómo mejorar los procesos internos?

Un proceso es una secuencia de tareas que se realizan de forma concatenada, es decir, de forma seguida una detrás de la otra para alcanzar un objetivo o un fin concreto. Ser consiente de los pasos relevantes en nuestra operatividad empresaria es fundamental y puede ofrecernos ventaja a la hora de mejorar en eficiencia, eficacia y productividad.

Mejorar los procesos internos de tu empresa es una excelente opción para que puedas realizar de forma correcta las actividades del día a día y puedas ordenarlas para conseguir mejores resultados, teniendo en cuenta que los procesos implementados beneficien a proveedores, a tu equipo y, por supuesto, a los clientes.

¿Quiénes participan del proceso?

1. El Responsable: Es quien tiene la autoridad para hacer los cambios necesarios en función del objetivo del proceso.

2. Los usuarios: Son aquellas personas que “trabajan” dentro del proceso generando acciones con valor agregado.

3. Entidad origen: Es donde se inicia o comienza el proceso.

4. Entidad destino: Es quién o aquello que recibe el producto final o resultado.

Lo recomendable es identificar las actividades y clasificarlas en: Estratégicas, Operativas, De apoyo o soporte y De gestión o Medición.

Para tener una metodología clara en los procesos internos de tu compañía, resaltaremos algunos puntos clave. Recordá que te debes basar en los objetivos que te hayas trazado, tené en cuenta el tamaño de tu empresa y se consciente de los cambios que quieras llevar adelante.

Tips para mejorar los procesos internos de la empresa:

• Identificar los problemas

• Definir claramente el problema detectado, buscar un mecanismo de medición por medio de indicadores para plantear objetivos. En caso de no tenerlos, habrá que pensar cómo implementarlo con el fin de saber con certeza cómo solucionar el problema.

• Identifica las causas que originan el problema (no basarse en las consecuencias), clasificarlas y establecer posibles soluciones.

• Diseñar planes de acción y buscar la forma de implementar la mejora de los procesos:

1. Asignar dueños o responsables de procesos.

2. Establecer las “entradas” y las “salidas” de dichos procesos.

3. Establecer límites bien definidos de los procesos (alcance el mismo).

4. Establecer procedimientos documentados y obligaciones de trabajo.

5. Definir claramente el objetivo del proceso

• Si es necesario, contactar a personas expertas que puedan ayudar con la solución.

• Implementa los cambios planteados (gestión del cambio).

• Controlar y medir el nuevo proceso con los cambios realizados (basarse en los indicadores).

• Monitorear constantemente y, si es necesario, realizar ajustes.

Una cuestión no menor a tener muy en cuenta es que para tener mejores y funcionales procesos internos dentro de una empresa será necesario realizar cambios, lo que genera cierto estrés e incertidumbre en los actores intervinientes. Por lo que es crucial tener un liderazgo determinante.

Algunas personas son temerosas de ellos, sin embargo, es muy importante dejar el miedo atrás y abrir la mente, enfocarse en el objetivo (visión) y prepararse para algunas frustraciones. La capacidad de resiliencia es un atributo fundamental en los empresarios y emprendedores. Como dice el dicho: “si fuera fácil, lo haría todo el mundo”.

Finalmente, es importante tener en cuenta que las empresas se asemejan a seres vivos, deben ir evolucionando, adaptándose día a día a una realidad cambiante y desafiante. Con el constante avance de la tecnología esto es aún más crucial, por lo que es fundamental estar monitoreando los procesos internos con el fin de detectar de qué manera es posible mejorar, ya que no hacerlo es riesgoso.

La pérdida de competitividad puede dejarnos fuera de mercado, al fin y al cabo, los procesos de una empresa representan un know-how, el “saber hacer” que le otorga valor a la empresa por medio de un mejor producto o servicio y, por lo tanto, del éxito y permanencia a lo largo de los años en el mercado.

Alfredo Koncurat | Titular de EKO Consultora | Experto PyME